Akt notarialny - co powinien zawierać

Co zawiera akt notarialny?

Akt notarialny to dokument sporządzany przez notariusza w sytuacjach, w których jest to wolą stron stających do czynności albo wynika z przepisu prawa. Warunkiem jego ważności jest m.in. zachowanie odpowiedniej formy. Oryginał takiego dokumentu zawsze znajduje się w kancelarii notarialnej (przez okres 10 lat, później trafia do archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego), zaś strony czynności otrzymują jego wypis. Jednak moc prawna wypisów jest taka sama, jak w przypadku oryginału.

Co zawiera akt notarialny? Dla zachowania jego odpowiedniej, odgórnie określonej formy, należy umieścić w nim kilka istotnych informacji. Wśród nich wymienia się:

• Dzień, miesiąc, rok sporządzenia dokumentu (czasem wymagany jest także czas, czyli godzina i minuta podpisania) – cyfrowo oraz słownie,
• Miejsce, w którym sporządzono akt notarialny,
• Imię, nazwisko notariusza oraz siedzibę kancelarii. Jeżeli czynność jest realizowana przez zastępcę notariusza, wpisuje się także jego dane,
• Dokładne dane stron, takie jak: imiona i nazwiska, imiona rodziców, miejsce zamieszkania osób prywatnych, nazwę i adres siedziby osoby prawnej, imiona, nazwiska i miejsce zamieszkania przedstawicieli osób prawnych i pełnomocników itd.

Inne elementy, które muszą znaleźć się w akcie notarialnym

To jednak nie koniec – poza podaniem informacji o uczestnikach, dacie i miejscu sporządzenia dokumentu, wymagane są również stosowne oświadczenia i podpisy. Dlatego w akcie notarialnym muszą znaleźć się również:

• Oświadczenia stron (i możliwość powołania się w razie potrzeby na okazane dokumenty),
• Stwierdzenie, że akt został odczytany, przyjęty przez uczestników i podpisany,
• Ewentualnie, na żądanie stron: stwierdzenie ważnych faktów czy okoliczności, które miały miejsce w trakcie podpisywania dokumentu,
• Podpisy zarówno osób biorących czynny udział, jak i tych, które są tylko obecne przy sporządzaniu aktu,
• Podpis notariusza,
• Dodatkowo na akcie znajduje się również informacja o pobranej opłacie, w tym o wysokości taksy notarialnej, tytuł Akt notarialny oraz numer Repertorium.

Jak widać, czynność prawna dokonywana w formie aktu notarialnego jest ustalona z góry, przepisem prawa – nie ma miejsca na odstępstwa, które mogłyby przyczynić się do nieważności dokumentu. Całe pismo składa się więc z kilku części, wśród których można wymienić: datę i miejsce sporządzenia, dane notariusza i stron, stwierdzenie odczytania, przyjęcia i podpisania aktu, oraz podpisy notariusza i stron. Szczegółowe zasady tworzenia aktów notarialnych można znaleźć w ustawie z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie.

Pozostałe wymagania

W przypadku aktu notarialnego o większej objętości każdy arkusz dokumentu musi być numerowany i parafowany. Oprócz tego wszystkie arkusze powinny być ze sobą połączone. Wszystkie części, które mają zostać usunięte, należy przekreślić, ale w taki sposób, aby nadal były możliwe do odczytania. Każde przekreślenie musi zostać omówione w końcowej części aktu. Jeżeli dokument nie został podpisany przez wszystkich (strony lub notariusza), należy przekreślić wolne miejsca i omówić poprawki jeszcze przed złożeniem brakujących podpisów.