Poświadczenie własnoręczności podpisu

Celem notarialnego poświadczenia podpisu jest uznanie jego autentyczności ponad wszelką wątpliwość. Taki dokument może być wymagany przy niektórych czynnościach prawnych. Najczęściej poświadczenie podpisu okazuje się konieczne przy umowie zbycia przedsiębiorstwa, zbycia statku, czy udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. Oprócz tego bywa niezbędne przy różnego rodzaju pełnomocnictwach do dokonania określonych czynności prawnych.

Istnieje wiele przepisów, które wymagają podpisu poświadczonego notarialnie, aby konkretna czynność prawna została uznana za ważną. Poświadczenie minimalizuje ryzyko, że osoba (którą wskazuje podpis) zaprzeczy w późniejszym czasie, iż go złożyła.

Czym jest podpis urzędowo poświadczony?

Na czym to polega? Notariusz zamieszcza odpowiednią wzmiankę w dokumencie (klauzulę), która potwierdza własnoręczność podpisu. Z definicji, podpis urzędowo poświadczony jest formą zapewnienia autentyczności dokumentów wskazujących najczęściej:

• oświadczenie woli,
• konkretną czynność,
• wiedzę,
• datę dokonania czynności,
• złożenie oświadczenia.

Jeżeli na dokumencie znajdzie się taki podpis, potwierdza to jego autentyczność. Notarialne poświadczenie może być wymagane przez przepis ustawy albo w wyniku ustaleń między stronami.

Kto może dokonać poświadczenia? Zarówno notariusz, jak i uprawniony urzędnik (powołany organ). W ramach poświadczenia, notariusz lub urzędnik zamieszcza na dokumencie klauzulę stwierdzającą własnoręczność podpisu osoby, która została w tej klauzuli wskazana. Wówczas dana czynność staje się tzw. formą szczególną.

Istnieje wiele dokumentów, na których notariusz może zamieścić takie poświadczenie: wzór podpisu (np. członków organów osób prawnych takich jak spółki czy spółdzielnie), umowa sprzedaży (np. samochodu), pełnomocnictwo do określonych czynności prawnych, prywatne dokumenty, różnego rodzaju oświadczenia mające charakter majątkowy i niemajątkowy, umowy zbycia statków, udziały w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, umowy zbycia przedsiębiorstwa itp.

Jak wygląda notarialne poświadczenie podpisu?

Podobnie jak w przypadku wielu innych czynności notarialnych, tak i notarialne poświadczenie podpisu wymaga umówienia się z notariuszem na konkretny dzień i godzinę. Na spotkanie należy zabrać ze sobą właściwe dokumenty – przede wszystkim dokument potwierdzający tożsamość osoby chcącej uzyskać podpis urzędowo poświadczony (będzie to dowód osobisty lub paszport, ewentualnie karta pobytu). Aby potwierdzić złożony podpis, notariusz jest zobowiązany do wcześniejszego ustalenia tożsamości osoby, która go składa.

W celu uznania poświadczenia podpisu za ważne, klauzula musi zawierać pewne istotne dane. Wśród nich wymienia się:

• datę i miejsce sporządzenia dokumentu,
• oznaczenie kancelarii notarialnej – jej nazwę i adres,
• podpis oraz pieczęć notariusza,
• godzinę i minutę poświadczenia (ten element zamieszcza się opcjonalnie, na życzenie klienta).

Oczywiście do dokonania tej czynności konieczny będzie osobisty udział osoby składającej podpis. Zgodnie z artykułem 88 ustawy Prawo o notariacie procedura poświadczania podpisu może zostać uznana za prawidłową tylko wtedy, gdy złożenie podpisu zostało dokonane przez klienta w obecności notariusza. Nie można poświadczyć podpisu „zaocznie”, mailowo czy telefonicznie.

Poza tym bardzo ważne jest to, że poświadczenie podpisu na dokumencie następuje wyłącznie w sytuacji dokonania go trwałym środkiem pisarskim. W związku z tym, nie może być złożony ołówkiem lub innym nietrwałym narzędziem, np. zmywalnym długopisem. Trzeba też zwrócić uwagę na fakt, że wszelkie skreślenia lub dopiski naniesione na taki dokument wymagająca dodatkowego omówienia w klauzuli.

Czy poświadczenie podpisu dotyczy wyłącznie podpisów złożonych w obecności notariusza?

Co istotne, aby uzyskać notarialne poświadczenie podpisu, nie trzeba złożyć go w obecności notariusza. Klient może pojawić się w kancelarii notarialnej z już podpisanym dokumentem. Wtedy oczywiście notariusz ma obowiązek potwierdzić własnoręczność złożonego podpisu. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 8.11.2019 roku, w sprawie o sygnaturze akt. III CZP 26/19:

Ustawodawca uznaje, że w obu przypadkach dochodzi do urzędowego poświadczenia własnoręczności podpisu; w obu przypadkach podpisowi na dokumencie nadaje się charakter urzędowy (art. 2 § 2 Pr.not), natomiast w pozostałym zakresie dokument zachowuje charakter prywatny. Nie ma przy tym żadnych rzeczowych argumentów przemawiających za tezą, że podpis uznany w obecności notariusza za własny ma mniejszą moc niż podpis w obecności notariusza fizycznie złożony lub zgoła jest tej mocy pozbawiony. (…)

Można więc zakładać, że nawet jeśli podpis nie był fizycznie złożony w obecności notariusza, to gdy zostanie uznany przed notariuszem za własnoręczny, będzie to w pełni wystarczające.

Co jeszcze warto wiedzieć o podpisie urzędowo poświadczonym

W praktyce notarialne poświadczenie podpisu potwierdza jedynie, że dany podpis złożyła konkretna osoba. Jest to jedna z czynności notarialnych. Jednak warto zaznaczyć, że nie wymaga zbadania treści i merytoryki dokumentu przez notariusza - poświadcza on jedynie własnoręczność podpisu. Mimo wszystko wielu notariuszy poddaje dokument analizie, choć jest to tylko kwestia zwyczaju – należy więc pamiętać, że do ich obowiązków nie należy badanie pisma.

Jeżeli dokument ma mieć charakter urzędowy, trzeba sporządzić go w formie aktu notarialnego. Samo poświadczenie podpisu u notariusza nie zmienia jego charakteru – zyskuje on wyłącznie klauzulę poświadczeniową, za to jego treść nie jest chroniona prawnie.

W sytuacji, w której osoba chce uzyskać podpis urzędowo poświadczony, jednak nie potrafi lub nie może go złożyć, istnieje możliwość zastąpienia podpisu odciskiem palca. Autentyczność odcisku również jest stwierdzana przez notariusza.

Poświadczenie – wzór przebiegu czynności notarialnej

Podsumowując, dokumenty z poświadczeniem podpisu nie zyskują mocy urzędowej, a wynikają z nich jedynie dwa domniemania:

• domniemanie autentyczności złożonego podpisu,
• domniemanie istnienia dokumentu w dacie poświadczenia, czyli tzw. data pewna.

Jak przebiega notarialne poświadczenie podpisu? Przed przystąpieniem do czynności, notariusz zazwyczaj:

1. sprawdza tożsamość strony (za pomocą okazanego dokumentu, tj. dowodu osobistego, paszportu lub karty pobytu);

2. informuje klienta o charakterze czynności i skutkach oświadczenia;

3. często upewnia się również, czy strona jest świadoma co do skutków dokonywanej czynności i czy jest ona zgodna z przepisami - jednak sprawdzanie merytoryki dokumentu nie należy do jego obowiązków (!);

4. później sporządza klauzulę poświadczeniową którą dołącza do oryginału okazanego dokumentu, na którym został złożony podpis.

Do dokonania czynności wymagana jest obecność osoby bezpośrednio zainteresowanej (wnioskodawcy), jej dowód osobisty do wglądu, oraz oryginał dokumentu, na którym zostanie poświadczona własnoręczność podpisu.

Notarialne poświadczenie podpisu – cena

Ile kosztuje poświadczenie podpisu u notariusza? Opłaty, tak jak w przypadku innych czynności notarialnych, wyznacza taksa notarialna. Jeżeli przedmiot w dokumentach jest oznaczony konkretną sumą pieniężną, będzie to 1/10 stawki, która należałaby się, jeśli dokument byłby sporządzony w formie aktu notarialnego. Kwota ta musi wynosić jednocześnie nie więcej niż 300 zł + 23% VAT. Jeżeli poświadczenie własnoręczności podpisu ma miejsce na pełnomocnictwach i pozostałych dokumentach, cena wynosi 20 zł + 23% VAT.